电子发票是经营活动中开具或收取的电子收付款凭证，作为发票的电子影像和电子记录，突破了传统纸质发票的概念。同时电子发票采取电子签章实现发票签名、电子盖章，实现电子发票唯一性、不可抵赖性、防篡改。
随着国家对数字化电子发票（以下简称数电发票）的全面应用，对企业的发票管理实务带来了重大变化和影响。
本期我们聚焦于数电发票，看看与以往的纸质发票入账管理相比，数电发票的入账和保存规则发生了哪些变化。

一、企业收到了纳税人开具的数电发票，应该如何入账？

根据《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》（财会便函〔2023〕18号）的规定，企业、单位以电子凭证增值税发票报销、入账、归档的，应按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号，以下称《通知》）的相关规定执行。
上述《通知》中涉及的主要相关内容如下：
“三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：
（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；
（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；
（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；
（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）等要求。
四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”
根据上述《通知》的规定内容结合数电发票实务，企业在接收到数电发票后，无需打印，可以直接以电子文件进行报销入账归档。可以仅以电子文件形式保管，没有强制要求必须打印成纸质版发票。

二、数电发票电子文件的保存格式

数电发票常见的三种下载格式，分别是PDF格式，OFD格式和XML格式。
根据财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知（财会便函〔2023〕18号）的规定，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。
PDF格式和OFD格式可用于打印纸质版发票，但本身不能作为原始电子凭证。
另外，拍照、截图、扫描等电子影像件也属于电子副本文件，并不是原始电子凭证，不能仅以这些电子副本文件报销入账归档。

三、数电发票电子文件的保存期间

企业需要按照《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）的相关要求进行归档，以备财政部相关监管部门查验。
上述《办法》中“附表1”中对于“企业和其他组织会计档案保管期限表的要求”的相关规定，会计凭证（包括原始凭证及记账凭证）保管期限为30年。

四、总结

概括而言，对于数电发票的入账管理主要有以下原则：
第一，企业可以选择直接使用电子发票或者自行打印纸质发票入账。但无论是否延续纸质发票的入账习惯，都必须下载保存含有数字签名的XML文件格式，并归档管理。
第二，数电发票的PDF、OFD格式可用于打印纸质发票，但必须保存XML格式电子文件。

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